校屬各單位：

為切實做好我校文件材料的歸檔工作,，確保文件材料歸檔的齊全完整,，根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，請各部門兼職檔案員將本部門2018年形成的文件材料按歸檔范圍收集整理，在規(guī)定時間內(nèi)向檔案館移交。現(xiàn)將移交過程中有關(guān)事項通知如下：

一、歸檔范圍

1.2018年1月1日至12月31日期間,，學(xué)校黨政管理、科研,、教學(xué),、外事、基建,、設(shè)備管理,、出版等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)歸檔,。

各部門文件材料歸檔范圍請參照《各類文件材料歸檔范圍與保管期限表》（見《洛陽理工學(xué)院檔案工作手冊》或?qū)W校主頁—兩辦網(wǎng)頁—下載中心）,。

2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像、電子等文件材料（如照片,、光盤等）,。此類不同載體的文件材料應(yīng)隨紙制材料一同歸檔。

3.各部門的獲獎證書,、獎牌,、獎杯、錦旗等（市級以上）及具有保存價值的實物檔案應(yīng)整理歸檔,。

本次整理移交的歸檔材料是2018年各部門產(chǎn)生的歸檔材料和上級有關(guān)來文,。

二、歸檔要求

1.各部門兼職檔案員負責(zé)本部門歸檔材料的收集,、整理及立卷工作,。保證歸檔文件材料收集完整齊全,，并按時移交檔案館,。

2.文件類的歸檔材料實行以件為單位歸檔；財會（憑證、帳簿,、報表等）,、教學(xué)（學(xué)籍成績）、科研,、基建,、設(shè)備等專業(yè)性的歸檔材料,以卷為單位進行整理、立卷,，此類檔案嚴格實行部門立卷制度,，各部門按標準整理完畢經(jīng)檔案館驗收合格后歸檔。

3.歸檔材料必須完整,，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查,，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內(nèi)容的檔案材料分割開或遺漏,。

4.歸檔的聲像,、實物檔案須標明事由（事件）及時間。

三,、檔案的移交

1.歸檔驗收

移交檔案時,，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,，不符合要求的要退回歸檔部門,，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。

2.移交手續(xù)

歸檔部門移交檔案材料時必須填寫歸檔文件移交目錄（見《洛陽理工學(xué)院檔案工作手冊》或?qū)W校主頁—兩辦網(wǎng)頁—下載中心）,，目錄一式二份,，經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。

3.歸檔移交時間

黨政部門和按年度歸檔的部門,，請于4月10日前移交2018年度歸檔文件材料,。

科研、基建項目和專題性,、成套性的檔案材料,，在項目完成并通過鑒定驗收后的2個月內(nèi)歸檔。

其它檔案的歸檔時間按有關(guān)通知要求執(zhí)行,。

校長辦公室         

2019年3月11日