校屬各單位：

為切實(shí)做好我校文件材料的歸檔工作,，確保文件材料歸檔的齊全完整，根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,，請(qǐng)各部門(mén)兼職檔案員將本部門(mén)2018年形成的文件材料按歸檔范圍收集整理,，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案館移交。現(xiàn)將移交過(guò)程中有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一,、歸檔范圍

1.2018年1月1日至12月31日期間,，學(xué)校黨政管理、科研,、教學(xué),、外事、基建,、設(shè)備管理,、出版等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料,，均應(yīng)歸檔。

各部門(mén)文件材料歸檔范圍請(qǐng)參照《各類(lèi)文件材料歸檔范圍與保管期限表》（見(jiàn)《洛陽(yáng)理工學(xué)院檔案工作手冊(cè)》或?qū)W校主頁(yè)—兩辦網(wǎng)頁(yè)—下載中心）,。

2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像,、電子等文件材料（如照片、光盤(pán)等）,。此類(lèi)不同載體的文件材料應(yīng)隨紙制材料一同歸檔,。

3.各部門(mén)的獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)牌,、獎(jiǎng)杯,、錦旗等（市級(jí)以上）及具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案應(yīng)整理歸檔。

本次整理移交的歸檔材料是2018年各部門(mén)產(chǎn)生的歸檔材料和上級(jí)有關(guān)來(lái)文,。

二,、歸檔要求

1.各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔材料的收集、整理及立卷工作,。保證歸檔文件材料收集完整齊全,，并按時(shí)移交檔案館。

2.文件類(lèi)的歸檔材料實(shí)行以件為單位歸檔,；財(cái)會(huì)（憑證,、帳簿、報(bào)表等）,、教學(xué)（學(xué)籍成績(jī)）,、科研、基建,、設(shè)備等專(zhuān)業(yè)性的歸檔材料,以卷為單位進(jìn)行整理,、立卷，此類(lèi)檔案嚴(yán)格實(shí)行部門(mén)立卷制度,，各部門(mén)按標(biāo)準(zhǔn)整理完畢經(jīng)檔案館驗(yàn)收合格后歸檔,。

3.歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過(guò)程中要逐卷（件）檢查,，不要缺項(xiàng),、漏項(xiàng),不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料分割開(kāi)或遺漏。

4.歸檔的聲像,、實(shí)物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時(shí)間,。

三、檔案的移交

1.歸檔驗(yàn)收

移交檔案時(shí),，交接雙方當(dāng)面檢查,，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的要退回歸檔部門(mén)，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù),。

2.移交手續(xù)

歸檔部門(mén)移交檔案材料時(shí)必須填寫(xiě)歸檔文件移交目錄（見(jiàn)《洛陽(yáng)理工學(xué)院檔案工作手冊(cè)》或?qū)W校主頁(yè)—兩辦網(wǎng)頁(yè)—下載中心）,，目錄一式二份，經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查,。

3.歸檔移交時(shí)間

黨政部門(mén)和按年度歸檔的部門(mén),，請(qǐng)于4月10日前移交2018年度歸檔文件材料。

科研,、基建項(xiàng)目和專(zhuān)題性,、成套性的檔案材料，在項(xiàng)目完成并通過(guò)鑒定驗(yàn)收后的2個(gè)月內(nèi)歸檔,。

其它檔案的歸檔時(shí)間按有關(guān)通知要求執(zhí)行,。

校長(zhǎng)辦公室         

2019年3月11日