校屬各單位：

根據(jù)教育部,、國家檔案局《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《洛陽理工學(xué)院檔案工作管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,，為進(jìn)一步做好2024年度形成的各類檔案材料及時(shí),、完整地收集歸檔，現(xiàn)將2025年檔案歸檔工作通知如下：

一,、歸檔范圍

1.2024年1月1日至12月31日期間，學(xué)校黨政,、科研,、教學(xué)、外事,、財(cái)會(huì),、基建、儀器設(shè)備,、出版等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料,。

2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相對應(yīng)的PDF電子材料。

3.各單位的獲獎(jiǎng)證書,、獎(jiǎng)牌,、獎(jiǎng)杯、錦旗等（市級(jí)以上）實(shí)物檔案及具有保存價(jià)值的聲像檔案,。

二,、歸檔要求

1.文件類的歸檔材料以“件”為單位歸檔。

2.財(cái)會(huì)（憑證,、帳簿,、報(bào)表等）、教學(xué)（錄取,、學(xué)籍成績）,、科研,、基建、儀器設(shè)備等專業(yè)性歸檔材料,以“卷”為單位進(jìn)行整理立卷,。此類檔案嚴(yán)格實(shí)行部門立卷制度,，需完成檔案管理系統(tǒng)錄入，經(jīng)檔案館驗(yàn)收合格后歸檔,。

3.歸檔的聲像,、實(shí)物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時(shí)間、地點(diǎn),、人物等要素,；歸檔的電子檔案（即PDF文件）以光盤形式移交，標(biāo)題須與紙質(zhì)檔案一致,。

4.歸檔材料須收集完整齊全,，落款時(shí)間、公章齊備,。

三,、檔案的移交

1.歸檔單位移交檔案材料時(shí)，需要填寫歸檔文件移交目錄（見附件）一式二份,，檔案館按歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,，合格后方可辦理移交手續(xù)。

2.以件為單位的文件材料,，請于4月22日前完成移交,。立卷部門請于5月30日前完成歸檔。

聯(lián) 系 人：劉老師

聯(lián)系電話：65929005

聯(lián)系地址：王城校區(qū)圖書信息中心一樓103室

                                                       檔案館

                                                     2025年4月8日

附件：歸檔文件移交目錄.xlsx