校屬各單位：

新型冠狀病毒感染的肺炎疫情發(fā)生以來,，我校認(rèn)真貫徹落實(shí)黨中央、省委和上級(jí)部門關(guān)于做好疫情防控工作的重要指示精神，對(duì)學(xué)校開展疫情防控工作做出了周密的安排部署,，全校師生員工積極響應(yīng)校黨委和校行政的號(hào)召，迅速行動(dòng),，全力投入疫情防控工作,。

為真實(shí)記錄我校師生員工在疫情防控工作中群策群力、團(tuán)結(jié)奉獻(xiàn)的歷史過程,，確保疫情防控工作珍貴記憶得以永存,，并為以后工作和研究提供借鑒，根據(jù)中共河南省委辦公廳印發(fā)的《河南省重大活動(dòng)檔案管理辦法》和《洛陽(yáng)理工學(xué)院重大活動(dòng),、重要會(huì)議檔案歸檔管理制度》,，學(xué)校檔案館擬建立“2020新冠肺炎疫情防控工作專題檔案”，待疫情結(jié)束后面向全校征集疫情防控工作相關(guān)檔案資料,，做到應(yīng)收盡收,、應(yīng)歸盡歸。請(qǐng)各單位做好前期準(zhǔn)備工作,，現(xiàn)將有關(guān)具體要求通知如下：

一,、征集范圍

凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和利用價(jià)值的各類載體的記錄（包括紙質(zhì)文字材料、圖片,、聲像,、電子文件和實(shí)物等），都應(yīng)當(dāng)納入收集歸檔范圍,。具體包括：

1.上級(jí)部門下發(fā)的有關(guān)新冠肺炎疫情防控工作的文件,、通知等；

2.學(xué)校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相關(guān)文件,、通知,、要求等；

3.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和講話材料；

4.學(xué)校各單位成立新冠肺炎疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),、建立協(xié)調(diào)機(jī)制相關(guān)文件材料,；

5.學(xué)校及各單位新冠肺炎疫情處置工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)召開的各類重要會(huì)議的通知、方案,、議程,、決議、紀(jì)要,、錄音,、錄像、照片等,；

6.新冠肺炎疫情防控工作過程中生成的各種工作方案,、預(yù)案、分析報(bào)告,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表,、通報(bào)材料、各類簡(jiǎn)報(bào),、大事記,、工作總結(jié)、匯報(bào)材料,、宣傳表彰材料,；

7.各單位疫情防控志愿者組織及成員名單，及其工作過程中產(chǎn)生的文件材料,；

8.學(xué)校和各單位,、個(gè)人慰問、捐贈(zèng)財(cái)物的憑證,、記錄,；我校師生參與無(wú)償獻(xiàn)血等志愿服務(wù)的憑證,、證書,、記錄等；

9.抗擊新冠肺炎疫情過程中,，接收社會(huì)各界向我校捐贈(zèng)物資和資金的來源,、分配使用方案等相關(guān)資料；

10.學(xué)校和各單位（含志愿者臨時(shí)組織）在新冠肺炎疫情防控過程中制作的海報(bào),、宣傳單,、宣傳片（含小視頻）等各類宣傳材料、文化作品,；

11.以防疫抗疫為主題創(chuàng)作的詩(shī)歌,、散文等文學(xué)作品，書法、繪畫,、攝影,、音樂、朗誦等藝術(shù)作品,，微博,、微信公眾號(hào)的疫情防控主題推送（截屏）；

12.全校師生廣泛參與抗擊疫情情況,，特別是作出貢獻(xiàn)的個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的事跡材料,、照片、音視頻等,。包括奔赴武漢等疫區(qū)參加志愿活動(dòng),、通過網(wǎng)絡(luò)為湖北等地募集抗疫物資、參加家庭所在地政府或社區(qū)疫情防控工作,、在學(xué)校和社區(qū)為師生和居民提供服務(wù)的志愿者,，各校區(qū)宣傳、安保,、醫(yī)務(wù),、后勤等抗疫一線職工的工作資料（含文字材料、圖片,、聲像等）,、心得體會(huì)、“抗疫日記”,、“請(qǐng)戰(zhàn)書”,、書信、防護(hù)用品等,；

13.廣大師生共克時(shí)艱,、互助奉獻(xiàn)、聯(lián)防聯(lián)控,、共塑社會(huì)公德,、倡導(dǎo)文明新風(fēng)的文字材料、照片,、音視頻等,；

14.各新聞媒體、自媒體,、社交媒體以及影視愛好者對(duì)我?？挂吖ぷ髋e措和成效、師生先進(jìn)事跡的宣傳報(bào)道材料（報(bào)紙?jiān)?、廣播電視錄音錄像,、網(wǎng)頁(yè)截屏等）,；能夠呈現(xiàn)某一專門主題，如體現(xiàn)防控宣傳,、安防巡邏,、門衛(wèi)和防疫點(diǎn)執(zhí)勤、校園消殺,、居家隔離,、網(wǎng)上教學(xué)等情況的文字、組圖,、音視頻資料等,；

15.在疫情防控過程中使用的出入證（卡）、登記簿,、紅外體溫儀等實(shí)物,，以及其他能夠反映疫情防控工作、具有歷史價(jià)值或特殊意義的實(shí)物檔案資料,。

二,、工作要求

1.各單位應(yīng)明確責(zé)任分工，指定專人負(fù)責(zé)本單位疫情防控期間形成的檔案材料的收集整理和移交歸檔工作,。

2.要強(qiáng)化檔案意識(shí),，各單位從源頭上加強(qiáng)檔案收集工作，努力做到應(yīng)收盡收,、應(yīng)歸盡歸,，確保疫情防控檔案材料完整，待疫情結(jié)束后及時(shí)歸檔,。

3.報(bào)送材料要規(guī)范,、完整。文字材料要內(nèi)容真實(shí),，積極健康,；圖片資料要提供像素較高的原圖；音視頻資料應(yīng)主題鮮明,，內(nèi)容完整,，畫面清晰流暢；實(shí)物檔案要求提供原件,，移交前做好消毒工作,。所提供的各類檔案材料請(qǐng)附簡(jiǎn)要內(nèi)容說明,，包括時(shí)間,、地點(diǎn)、人物,、事由等情況介紹,，并注明作者姓名,、單位及聯(lián)系方式。

4.凡經(jīng)審核征集入館的檔案資料歸學(xué)校所有,，永久保存于學(xué)校檔案館,。檔案館對(duì)捐贈(zèng)檔案資料者，將視具體情況頒發(fā)《收藏證》或《捐贈(zèng)證書》,。

5.各單位請(qǐng)于疫情防控工作結(jié)束后二個(gè)月內(nèi),，將本單位形成的符合上述征集范圍的疫情防控工作文字材料、圖片,、音視頻,、實(shí)物等整理好，移送至檔案館,，聯(lián)系人：王老師,，劉老師，聯(lián)系電話：65929005,；電子版可打包發(fā)送至郵箱：[email protected]（為方便查收登記,，請(qǐng)?jiān)谖募凹由喜块T或單位名稱，具體格式為：部門或單位名+標(biāo)題名）,。

檔案館           

2020年4月7日