校屬各單位：

新型冠狀病毒感染的肺炎疫情發(fā)生以來，我校認真貫徹落實黨中央、省委和上級部門關(guān)于做好疫情防控工作的重要指示精神，對學校開展疫情防控工作做出了周密的安排部署，全校師生員工積極響應(yīng)校黨委和校行政的號召，迅速行動，全力投入疫情防控工作。

為真實記錄我校師生員工在疫情防控工作中群策群力、團結(jié)奉獻的歷史過程，確保疫情防控工作珍貴記憶得以永存，并為以后工作和研究提供借鑒，根據(jù)中共河南省委辦公廳印發(fā)的《河南省重大活動檔案管理辦法》和《洛陽理工學院重大活動、重要會議檔案歸檔管理制度》，學校檔案館擬建立“2020新冠肺炎疫情防控工作專題檔案”，待疫情結(jié)束后面向全校征集疫情防控工作相關(guān)檔案資料，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。請各單位做好前期準備工作，現(xiàn)將有關(guān)具體要求通知如下：

一、征集范圍

凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和利用價值的各類載體的記錄（包括紙質(zhì)文字材料、圖片、聲像、電子文件和實物等），都應(yīng)當納入收集歸檔范圍。具體包括：

1.上級部門下發(fā)的有關(guān)新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等；

2.學校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相關(guān)文件、通知、要求等；

3.學校領(lǐng)導在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和講話材料；

4.學校各單位成立新冠肺炎疫情處置工作領(lǐng)導機構(gòu)、建立協(xié)調(diào)機制相關(guān)文件材料；

5.學校及各單位新冠肺炎疫情處置工作領(lǐng)導機構(gòu)召開的各類重要會議的通知、方案、議程、決議、紀要、錄音、錄像、照片等；

6.新冠肺炎疫情防控工作過程中生成的各種工作方案、預案、分析報告、統(tǒng)計報表、通報材料、各類簡報、大事記、工作總結(jié)、匯報材料、宣傳表彰材料；

7.各單位疫情防控志愿者組織及成員名單，及其工作過程中產(chǎn)生的文件材料；

8.學校和各單位、個人慰問、捐贈財物的憑證、記錄；我校師生參與無償獻血等志愿服務(wù)的憑證、證書、記錄等；

9.抗擊新冠肺炎疫情過程中，接收社會各界向我校捐贈物資和資金的來源、分配使用方案等相關(guān)資料；

10.學校和各單位（含志愿者臨時組織）在新冠肺炎疫情防控過程中制作的海報、宣傳單、宣傳片（含小視頻）等各類宣傳材料、文化作品；

11.以防疫抗疫為主題創(chuàng)作的詩歌、散文等文學作品，書法、繪畫、攝影、音樂、朗誦等藝術(shù)作品，微博、微信公眾號的疫情防控主題推送（截屏）；

12.全校師生廣泛參與抗擊疫情情況，特別是作出貢獻的個人及團隊的事跡材料、照片、音視頻等。包括奔赴武漢等疫區(qū)參加志愿活動、通過網(wǎng)絡(luò)為湖北等地募集抗疫物資、參加家庭所在地政府或社區(qū)疫情防控工作、在學校和社區(qū)為師生和居民提供服務(wù)的志愿者，各校區(qū)宣傳、安保、醫(yī)務(wù)、后勤等抗疫一線職工的工作資料（含文字材料、圖片、聲像等）、心得體會、“抗疫日記”、“請戰(zhàn)書”、書信、防護用品等；

13.廣大師生共克時艱、互助奉獻、聯(lián)防聯(lián)控、共塑社會公德、倡導文明新風的文字材料、照片、音視頻等；

14.各新聞媒體、自媒體、社交媒體以及影視愛好者對我校抗疫工作舉措和成效、師生先進事跡的宣傳報道材料（報紙原件、廣播電視錄音錄像、網(wǎng)頁截屏等）；能夠呈現(xiàn)某一專門主題，如體現(xiàn)防控宣傳、安防巡邏、門衛(wèi)和防疫點執(zhí)勤、校園消殺、居家隔離、網(wǎng)上教學等情況的文字、組圖、音視頻資料等；

15.在疫情防控過程中使用的出入證（卡）、登記簿、紅外體溫儀等實物，以及其他能夠反映疫情防控工作、具有歷史價值或特殊意義的實物檔案資料。

二、工作要求

1.各單位應(yīng)明確責任分工，指定專人負責本單位疫情防控期間形成的檔案材料的收集整理和移交歸檔工作。

2.要強化檔案意識，各單位從源頭上加強檔案收集工作，努力做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，確保疫情防控檔案材料完整，待疫情結(jié)束后及時歸檔。

3.報送材料要規(guī)范、完整。文字材料要內(nèi)容真實，積極健康；圖片資料要提供像素較高的原圖；音視頻資料應(yīng)主題鮮明，內(nèi)容完整，畫面清晰流暢；實物檔案要求提供原件，移交前做好消毒工作。所提供的各類檔案材料請附簡要內(nèi)容說明，包括時間、地點、人物、事由等情況介紹，并注明作者姓名、單位及聯(lián)系方式。

4.凡經(jīng)審核征集入館的檔案資料歸學校所有，永久保存于學校檔案館。檔案館對捐贈檔案資料者，將視具體情況頒發(fā)《收藏證》或《捐贈證書》。

5.各單位請于疫情防控工作結(jié)束后二個月內(nèi)，將本單位形成的符合上述征集范圍的疫情防控工作文字材料、圖片、音視頻、實物等整理好，移送至檔案館，聯(lián)系人：王老師，劉老師，聯(lián)系電話：65929005；電子版可打包發(fā)送至郵箱：[email protected]（為方便查收登記，請在文件名前加上部門或單位名稱，具體格式為：部門或單位名+標題名）。

檔案館           

2020年4月7日