校屬各單位：

為切實(shí)做好我校文件材料的歸檔工作，確保文件材料歸檔的齊全完整，根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，請(qǐng)各部門兼職檔案員將本部門2019年形成的文件材料按歸檔范圍收集整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案館移交。現(xiàn)將移交過程中有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

1.2019年1月1日至12月31日期間，學(xué)校黨政管理、科研、教學(xué)、外事、基建、設(shè)備管理、出版等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。

各部門文件材料歸檔范圍請(qǐng)參照《各類文件材料歸檔范圍與保管期限表》（見學(xué)校主頁—黨政辦公室網(wǎng)頁—下載中心）。

2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像、電子等文件材料（如照片、光盤等），此類不同載體的文件材料應(yīng)隨紙制材料一同歸檔。

3.各部門的獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等（市級(jí)以上）及具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案應(yīng)整理歸檔。

4.新冠疫情防控工作相關(guān)檔案資料作為重大活動(dòng)檔案，以“2020新冠肺炎疫情防控工作專題檔案”予以征集保存，按照《關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案征集工作的通知》要求收集歸檔。

二、歸檔要求

1.學(xué)校產(chǎn)生的各類歸檔材料是我校各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，具有無法替代的憑證、參考、宣傳和教育作用。各部門、學(xué)院是學(xué)校檔案工作的源頭，要高度重視并認(rèn)真做好文件整理歸檔工作。嚴(yán)禁將公務(wù)活動(dòng)中形成的屬歸檔范圍的文件材料據(jù)為己有或放置立卷部門自行保管。

2.兼職檔案員切實(shí)履行崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)本部門歸檔材料的收集、整理及立卷工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時(shí)移交檔案館。

3.文件類的歸檔材料實(shí)行以件為單位歸檔；財(cái)會(huì)（憑證、帳簿、報(bào)表等）、教學(xué)（學(xué)籍成績）、科研、基建、設(shè)備等專業(yè)性的歸檔材料,以卷為單位進(jìn)行整理、立卷，此類檔案嚴(yán)格實(shí)行部門立卷制度，各部門按標(biāo)準(zhǔn)整理完畢，經(jīng)檔案館驗(yàn)收合格后歸檔。

4.重要請(qǐng)示類文件材料如已答復(fù)，須提供相關(guān)批復(fù)材料，并放置一起。

5.歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不要缺項(xiàng)、漏項(xiàng),不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料分割開或遺漏。

6.歸檔的聲像、實(shí)物檔案須標(biāo)明事由及時(shí)間、地點(diǎn)、人物；歸檔的電子檔案須標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時(shí)間，以光盤形式移交。

三、檔案的移交

1.歸檔驗(yàn)收

移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，檔案館按歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的要退回歸檔部門，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。

2.移交手續(xù)

歸檔部門移交檔案材料時(shí)必須填寫歸檔文件移交目錄（學(xué)校主頁—黨政辦公室網(wǎng)頁—下載中心），目錄一式二份，經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。

3.歸檔移交時(shí)間

按年度歸檔的部門，請(qǐng)于5月30日前移交2019年度歸檔文件材料。

重大活動(dòng)檔案、科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性的檔案材料，在項(xiàng)目結(jié)束并通過鑒定驗(yàn)收后的2個(gè)月內(nèi)歸檔。

其它檔案的歸檔時(shí)間按有關(guān)通知要求執(zhí)行。

檔案館           

2020年5月9日