校屬各單位：

為確保我校各項(xiàng)工作形成的文件材料完整、齊全歸檔,，根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定,，請(qǐng)各單位將2020年形成的文件材料按歸檔范圍收集整理，按歸檔要求向檔案館移交歸檔?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一,、歸檔范圍

1.2020年1月1日至12月31日期間，學(xué)校黨政管理,、科研,、教學(xué)、外事,、基建,、設(shè)備管理、出版等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料,。

各單位文件材料歸檔范圍參照《各類文件材料歸檔范圍與保管期限表》http://xkjsj.cn/xzbgs/info/1025/1396.htm

2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的PDF文件,。

3.各單位的獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)牌,、獎(jiǎng)杯,、錦旗等（市級(jí)以上）及具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案應(yīng)整理歸檔。

二,、歸檔要求

1.文件類的歸檔材料實(shí)行以件為單位移交,；財(cái)會(huì)（憑證、帳簿,、報(bào)表等）,、教學(xué)（錄取、學(xué)籍成績(jī)）,、科研,、基建、儀器設(shè)備等專業(yè)性的歸檔材料,以卷為單位進(jìn)行整理,、立卷,，此類檔案嚴(yán)格實(shí)行部門立卷制度，各部門通過檔案管理系統(tǒng)整理完畢,，經(jīng)檔案館驗(yàn)收合格后歸檔,。

2.重要請(qǐng)示類文件材料如已答復(fù),，須提供相關(guān)批復(fù)材料，一并歸檔,。

3.歸檔材料必須完整,，時(shí)間、公章完備,。

4.歸檔的聲像,、實(shí)物檔案須標(biāo)明事由及時(shí)間、地點(diǎn),、人物,；歸檔的電子檔案須標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時(shí)間，以光盤形式移交,。

三,、檔案的移交

1.歸檔單位移交檔案材料時(shí)，必須填寫歸檔文件移交目錄http://xkjsj.cn/xzbgs/info/1025/1306.htm一式二份,，經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查,。

2.移交檔案時(shí)，檔案館按歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,，合格后方可辦理移交手續(xù),。

3.以件為單位的文件類材料，請(qǐng)于3月30日前完成移交,。立卷部門請(qǐng)于4月30日前通過系統(tǒng)完成歸檔,。

檔案館            

2021年3月12日