第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我校各項工作服務(wù),，根據(jù)中共中央組織部,、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法,。
第二條 人事檔案工作是學(xué)校組織人事工作的重要組成部分，也是學(xué)校檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線,、方針、政策是為先賢舉能,，知人善任,，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條 人事檔案是學(xué)校人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策,，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷,、政治思想、品德作風(fēng),、業(yè)務(wù)能力,、工作表現(xiàn)、工作實績,、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù),，應(yīng)由學(xué)校人事檔案室集中統(tǒng)一管理,。
第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管,，確保檔案的完整與安全,。
第二章 體制、任務(wù)和人事干部檔案
第五條 人事檔案是學(xué)校檔案的一個組成部分,，集中由人事處統(tǒng)一管理,，業(yè)務(wù)工作接受學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
第六條 人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策,、制定學(xué)校人事檔案工作規(guī)章制度,，負責(zé)接收、鑒別,、整理,、保管、轉(zhuǎn)遞,、提供利用學(xué)校教職員工的人事檔案,。
第七條 人事檔案工作人員要認真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,，堅持四項基本原則,，作風(fēng)正派，責(zé)任心強,，刻苦鉆研業(yè)務(wù),，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),，努力做好本職工作,。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全全校教職工的工作調(diào)配,、干部任免,、職稱職務(wù)評聘、考察,、考核,、培訓(xùn)、獎懲,、工資待遇等工作中形成的反映個人德,、能、勤,、績的文件材料,，充實檔案內(nèi)容。
第九條 學(xué)校各級黨委（總支）,、各院部,、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的組織干事負責(zé)收集各單位的歸檔材料,，屬于歸檔范圍的人事檔案材料,，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,。
第十條 收集的人事檔案材料,，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準確,，完整齊全,，文字清楚，對象明確,，手續(xù)完備,、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案,。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔,，經(jīng)過鑒別,，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記,，并報請人事處負責(zé)人審查批準,，由專人負責(zé)監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料,，須統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙,，不得使用圓珠筆、鉛筆,、或紅色及純藍色墨水和復(fù)寫紙書寫,。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案,、離退休人員檔案,、死亡檔案進行分類、編號,、排架,。
第十四條 對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊,。每半年檢查核對一次檔案,，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決,。嚴格執(zhí)行保密制度,，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則,，人事檔案應(yīng)嚴密科學(xué)地保管,。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房,，配置鐵質(zhì)檔案柜,。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度,。
第十六條 檔案卷皮,，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作,，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和《洛陽理工學(xué)院干部人事檔案材料分類目錄細則》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
第十七條 做好檔案的保密工作，檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守《人事檔案保管保密制度》,。嚴禁任何人私自保管他人檔案,，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作,，編制檢索工具,，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用,。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證,，必須由人事處人事科辦理。有關(guān)材料應(yīng)認真核實簽署意見并加蓋“洛陽理工學(xué)院人事處”公章,，方能有效,。
附件1
洛陽理工學(xué)院干部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須2名人員（中共黨員）,，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2,、干部人事檔案管理部門,，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料,，并對提供查閱的檔案進行登記,。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案,。
4,、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容,。
5,、查閱人員要愛護干部人事檔案,，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注,、涂改,、折疊，不得抽換,、拆散檔案材料。
6,、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料,，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對,，經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后,，方可使用。
7,、干部人事檔案一般不借出,。因特殊需要（干部死亡、辦理退休等）,，須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級單位正式工作人員）,，并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管,，不得交無關(guān)人員翻閱,，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制,，限期歸還,。借閱人必須履行嚴格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時間不能超過一周,，需要在“借閱登記表”上進行登記,，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù),，并到期歸還,。歸還時，及時在外借登記上注銷,。
附件2
洛陽理工學(xué)院干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1,、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確,、安全,。
2、縣及相當于縣經(jīng)上的黨委組織,、人事部門,，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案,。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4,、干部人事檔案應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,，不準郵寄或交干部本人自帶。
5,、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”,，辦理登記手續(xù)。
6,、接受單位收到檔案后,，應(yīng)認真核對，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章,，立即退回,。逾期一個月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢,，以防丟失,。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞,，避免人檔分離,。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴密包封,，并加蓋機密章,。
附件3
洛陽理工學(xué)院人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》,、《中華人民共和國保守秘密法》,，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2,、干部人事檔案管理部門,，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜,，妥善保管干部人事檔案,。
3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火,、防潮,、防蛀、防盜,、防光,、防高溫等設(shè)施,。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫,、濕度,。
4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜,，應(yīng)明確專人管理,。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù),。
5,、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房（室）。
6,、嚴禁用電話,、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料,。
7,、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8,、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所,。
9、在工作中形成的各種草稿,、廢紙等,，不得亂扔、亂拋,，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀,。
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